1xINTERNET GmbH

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Gewinner

Eingereicht von:

Projektname:

Professional / Social Intranet Reykjavik

Kategorie:

Soziales
Intranet Reykjavik screenshot frontpage
Intranet Reykjavik screenshot department page
Intranet Reykjavik screenshot compliment page
Intranet Reykjavik screenshot staff page
Intranet Reykjavik screenshot document list

Hintergrund

Die Stadt Reykjavik beschäftigt in verschieden öffentlichen Einrichtungen wie Schulen, Verwaltungen, Schwimmbäder oder Kindertagesstätten etwa 9.000 Mitarbeiter. Für Aktivitäten der Mitarbeiter wurde bisher das bestehende Intranet nicht genutzt, weil es die notwendigen Funktionen nicht bereit stellte, und auch in Bezug auf Benutzerfreundlichkeit und Design nicht den Ansprüchen einer modernen Webapplikation genügte. Daraus resultierte, dass sich die Mitarbeiter Facebook-Gruppen und anderen Social-Media-Diensten organisierten. Um den Mitarbeitern eine bessere Kommunikationsplattform zu bieten, sollte das Intranet erneuert werden.

 

Ziele

Ziel des Projektes war es, ein ansprechendes Intranet für die Stadt Reykjavik zu erstellen. Zum einen müssen sich die Mitarbeiter entsprechend ihrer organisatorischen Einheiten (Funktionen, Abteilungen, u.s.w.) zusammenschließen können. Zum anderen sollen die Kollegen über die organisatorischen Einheiten hinweg zusammenarbeiten und soziale Kontakte pflegen können.
Wichtig war hierbei, dass die benötigten Informationen weiterhin zur Verfügung stehen, diese aber schneller und für die Mitarbeiter ansprechend erreicht werden können. Auf Grund der historisch guten Erfahrung mit Drupal sollte sollte auch das Intranet auf Drupal aufgesetzt werden. 

 

Ergebnisse

Es wurde ein Professional / Social Intranet auf Drupal 7 erstellt, das jeder Einrichtung der Stadt Reykjavik die Möglichkeit gibt, eigene Seiten und zu erstellen (vgl. Screenshot 00-frontpage-rvk). Die Mitarbeiter der Einrichtungen können diesen zugeordnet werden (vgl. Screenshot 02-department-page). 
Die Benutzer werden automatisch an Drupal angemeldet. Hierbei werden Benutzerdaten aus der Browsersession der Benutzer im internen Netzwerk extrahiert und die entsprechenden Drupal-Benutzer aktiviert. Damit die aktuellen Benutzerdaten vorliegen werden die Daten fortlaufend zwischen dem HR Managementsystem der Stadt Reykjavik und Drupal aktualisiert. Ausserhalb des internen Netzwerkes können die Benutzer per Login und Passwort auf die Intranetapplikation zugreifen (vlg. https://innri.reykjavik.is).
In der Intranetlösung wird allen Benutzern eine professionelle Kommunikations-Plattform geboten, über die sie sich mit anderen Mitarbeitern der Stadt Reykjavik austauschen können. Hierbei können bekannte Social Media Funktionen wie “Likes” und “Kommentare” genutzt und Nachrichten an einzelne Personen oder Gruppen gesendet werden. Weiterhin wurde ein eigenes Kompliment-System erstellt, mit dem sich die Mitarbeiter gegenseitig gratulieren können (vgl. Screenshot 03-compliment-page).
Damit die Mitarbeiter besser zusammenarbeiten können wurde eine schnelle und übersichtliche Suche erstellt. In dieser können neben Dokumenten (vgl. Screenshot 06-document-list) und Informationsseiten auch Mitarbeiter gezielt gesucht werden. Mitarbeiter können auf ihren Profilen Fähigkeiten angeben (Sharepoint, Social-Media, Rechtsanwalt, u.s.w.). Durch die gezielte Suche können diese Mitarbeiter gefunden und zum Beispiel für Projekte hinzugezogen werden (vgl. Screenshot 05-staff-page). Doch nicht nur der professionelle Aspekt der Fähigkeiten spielt eine Rolle, sondern diese werden auch für soziale Aspekte genutzt (z.B. Fussball, Chor).

 

Technische Herausforderungen
- Schnittstelle zu HR Managementsystem
- Authentifizierung von Nutzern via Microsoft Active Directory
- Fortlaufende Updates, um die Benutzerdaten aktuell zu halten
- Tief strukturierte Rollen- und Rechtevergabe
- Erweiterte Benutzerprofile, zur Abbildung relevanter Daten (Kontaktmöglichkeiten, Fähigkeitsprofile, u.s.w.)
- Abbildung verschiedener Suchanforderungen (Mitarbeiter, Dokumente, etc.)
- Implementierung moderner Social Media Funktionen für die Kommunikation zwischen den Mitarbeitern

 

Erscheinungsdatum

01/11/2016

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